Betriebsprüfung digital vorbereiten: Datenzugriff, Exporte und Zuständigkeiten

Eine Betriebsprüfung ist heute in weiten Teilen ein digitales Prüfungsverfahren. Unternehmen sollten deshalb nicht erst mit Eingang der Prüfungsanordnung klären, welche Daten verfügbar sind, wie Exporte erzeugt werden und wer intern oder extern reagiert. Eine strukturierte Vorbereitung reduziert Rückfragen, verhindert Zeitverluste und schafft Sicherheit im Umgang mit den Anforderungen der Finanzverwaltung. 

Datenzugriff vor der Betriebsprüfung klären 

Für steuerlich relevante, elektronisch aufbewahrungspflichtige Unterlagen kann die Finanzverwaltung Datenzugriff verlangen. Die GoBD unterscheiden dabei insbesondere den unmittelbaren Nur-Lesezugriff auf das System, die Auswertung nach Vorgaben der Prüfung sowie die Überlassung maschinell auswertbarer Daten. Unternehmen sollten daher früh prüfen, welche Systeme betroffen sind, welche Berechtigungen eingerichtet werden können und ob auch ausgelagerte oder ältere Daten vollständig erreichbar bleiben. 

Exporte müssen vollständig und auswertbar sein 

Ein Export ist nur dann hilfreich, wenn er die angeforderten Daten vollständig, nachvollziehbar und technisch auswertbar bereitstellt. Deshalb sollten Unternehmen Testexporte aus Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und weiteren steuerlich relevanten Vorsystemen durchführen. Wichtig sind außerdem Stamm-, Bewegungs- und Metadaten sowie verständliche Feldbeschreibungen. So lässt sich vermeiden, dass während der Betriebsprüfung Formate nachgebessert oder Daten erneut bereitgestellt werden müssen. 

Zuständigkeiten eindeutig festlegen 

Neben der Technik entscheidet die Organisation über einen reibungslosen Ablauf. Sinnvoll ist ein zentraler Ansprechpartner, der Anfragen koordiniert und Fachbereiche, IT, Steuerabteilung sowie gegebenenfalls Steuerberater zusammenführt. Ebenso sollte vorab geregelt sein, wer Daten freigibt, Exporte erstellt, Rückfragen beantwortet und die Kommunikation mit dem Prüfungsteam dokumentiert. 

Wer Datenzugriff, Exporte und Verantwortlichkeiten früh vorbereitet, schafft gute Voraussetzungen für eine effiziente Betriebsprüfung. Entscheidend ist, dass technische Verfügbarkeit und organisatorische Abläufe zusammenpassen und die bereitgestellten Informationen jederzeit nachvollziehbar bleiben. 

Dieser Text wurde mit Hilfe von KI verfasst.